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Estructura Organizacional

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE UN NOTARIO? El Notario es un particular que presta un servicio público, delegado por el Estado, de dar fe pública sobre las diferentes manifestaciones o declaraciones de voluntad de los ciudadanos y los documentos que comprenda su actuación.

Esta función o servicio público es un atributo de interés general inherente al Estado, en virtud del mandato constitucional y como descentralización por colaboración, según lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-1508 del 2000.

¿Qué efecto tiene dar fe pública a un documento?

La fe pública concede plena legitimidad, validez y efectos jurídicos a las declaraciones manifestadas ante el notario y a lo que éste declare en los documentos relacionados con los hechos advertidos en la ejecución de su función, en los casos y con el cumplimiento que la Ley determina.

Ahora bien, la función notarial es un servicio público con un régimen jurídico especial, pues realiza una labor constante para cubrir una necesidad de interés general y que, por virtud del art. 131 de la Constitución Política, es obligatoria;

 “Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia. El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso. Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro”.

Los notarios tramitan procesos que antes eran de competencia de la jurisdicción civil y de familia. Están en la facultad para adelantar aproximadamente 47 asuntos donde intervienen como por ejemplo: Liquidación de la sociedad conyugal, liquidación de herencia, autorización de venta de inmuebles de menores o incapaces, etc. Se han convertido también en conciliadores para las personas que confían en su intervención para la solución de sus conflictos patrimoniales o familiares; otorgan fe pública a los actos de los particulares dando seguridad jurídica a la actuación de éstos y del Estado; dan asesoría gratuita en asuntos relacionados con la familia, la propiedad de inmuebles; hacen el registro civil de nacimiento, de matrimonio, de defunción, por mencionar algunos.

La labor de Notariado se ha fortalecido porque son garantes de los derechos jurídicos en los actos y contratos que los mismos elevan ante ellos para su aval por eficiencia, rapidez, por tener leyes especiales que reglamentan su labor, porque hay un ente para su vigilancia (Superintendencia de Notariado y Registro); asimismo, son funcionarios nombrados por concurso público abierto y de méritos y quienes son nombrados como tales son profesionales en Derecho. Evitan falsedades, estafas y otras anomalías, están presentes en un alto porcentaje del territorio colombiano, se autofinancian con ingresos establecidos según la Resolución Anual de Tarifas Notariales, son ellos los que pagan su infraestructura, nómina, servicios, insumos, etc.,  y aportan un 10% de los ingresos brutos que sirven para subvencionar la administración de justicia.

El Notariado es una institución respetable a la que acuden las personas para legalizar los documentos que la Ley establece para su autenticación y trámite, agilizan los tiempos para su expedición, aminoran los costos y sirven para descongestionar el aparato judicial (por ej. divorcios, cambios de nombre, declaratorias, por señalar algunos).

 

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FUNCIONES DE LOS NOTARIOS

Se encuentran consagrados en el artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970:

  1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
  2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
  3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
  4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
  5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
  6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
  7. Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
  8. Dar testimonio escrito con fines jurídico – probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
  9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
  10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
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